Näin vähennät virherekrytointeja

Mitä virherekrytointi oikeasti maksaa

Virherekrytoinnin ilmeinen kustannus on jo käytetty raha — haku, rekrytoijan ja haastattelijoiden aika, perehdytys ja palkka, jota maksetaan silloin kun asiat eivät toimi. Mutta se on yleensä pienempi osa. Suurempi kustannus on se hitaus, jonka se aiheuttaa kaikille roolin ympärillä: esihenkilölle, joka valmentaa työntekijää joka ei tule pärjäämään, kollegoille jotka paikkaavat aukkoa, asiakkaille jotka ovat heikomman työn vastaanottajina, ja niille viikoille jotka menetetään ennen kuin tiimi myöntää että rekrytointi on tehtävä uudelleen.

Sitten on se toinen päätös. Kun virherekrytointi on tunnistettu, jonkun on ratkaistava, jatketaanko panostamista vai erotaanko — hidas ja kuluttava prosessi, joka laahaa usein kuukausia näytön perässä. Lisää siihen uudelleen avattu haku, ja kierre toistuu. Mikään tästä ei näy siististi taulukkolaskennassa, ja juuri siksi virherekrytointeja hallitaan liian vähän: kustannus on todellinen mutta hajallaan.

Emme laita tähän keksittyä kerrointa — rehellinen muotoilu on yksinkertaisempi ja riittävän vahva. Virherekrytointi on kallis rahassa, ajassa, työilmapiirissä ja asiakasvaikutuksessa, ja suurin osa siitä kustannuksesta on vältettävissä paremmalla päätöksellä rekrytointihetkellä. Loppuosa tästä oppaasta käsittelee sen päätöksen parantamista.

Miksi CV:t ja haastattelut ennakoivat heikosti

Useimmat virherekrytoinnit eivät ole huonoa tuuria; ne ovat ennakoitava seuraus siitä, että päätetään heikon näytön varassa. CV kertoo missä joku on ollut ja mitä hän väittää, ei sitä miten hän oikeasti työskentelee. Jäsentymätön haastattelu mittaa sitä, kuinka hyvin joku puhuu työstä kun panokset ovat matalat — mikä palkitsee itsevarmuutta, kemiaa ja kiillotusta, ominaisuuksia jotka sekoittuvat helposti osaamiseen.

Pahempaa on, että jäsentymättömät haastattelut houkuttelevat vinoumaan: sädekehävaikutukseen yhdestä vahvasta vastauksesta, samankaltaisuusvinoumaan niitä hakijoita kohtaan jotka muistuttavat meitä itseämme, ja epäjohdonmukaisiin kysymyksiin jotka tekevät hakijoista aidosti vertailukelvottomia. Kun kaksi haastattelijaa kysyy eri asioita ja pisteyttää mutu-tuntumalla, 'paras hakija' on usein vain pidetyin.

Ero ei ole yrittämisessä — rekrytointitiimit tekevät kovasti töitä. Kyse on siitä, että ne mittaavat epäsuoria merkkejä. Osuvinta mitä voit havainnoida on hakija, joka tekee edustavan version itse työstä, pisteytettynä kaikille samalla tavalla.

Jäsennelty, näyttöön perustuva rekrytointi: neljä osaa

Virherekrytointien vähentäminen on suurelta osin sitä, että vaikutelmat korvataan näytöllä ja prosessista tehdään johdonmukainen. Neljä osaa kantaa raskaimman kuorman, ja ne vahvistavat toisiaan.

• Työnäytteet: realistinen siivu työstä (asiakaspalvelun tukipyyntö, myynnin roolipeli, kirjoitus- tai datan tarkkuuden tehtävä), jotta havainnoit työtä etkä puhetta siitä.
• Yhteiset arviointimatriisit: konkreettiset vahvan/hyväksyttävän/heikon kuvaukset kirjoitettuna ennen läpikäyntiä, jotta kaikki pisteyttävät samalla tavalla ja hakijat ovat vertailukelpoisia.
• Päätöskansio: jokaisesta hakijasta se mitä pyydettiin, mitä hän tuotti, miten se pisteytyi, kuka sen tarkasti ja miksi päätös meni niin kuin meni.
• Auditointijälki: pysyvä kirjaus tuosta perustelusta, jotta päätös voidaan selittää ja puolustaa vielä pitkän ajan kuluttua.

Miten osat vähentävät virherekrytointeja

Työnäytteet leikkaavat pois suurimman virhelähteen — sen että päätetään haastattelun perusteella, joka mittasi haastattelua. Kun hakija on oikeasti vastannut vaikealle asiakkaalle tai tehnyt tarvekartoituksen, ennakoit toiminnan etkä läsnäolon perusteella, ja sujuvapuheinen mutta heikosti työtä tekevä on paljon vaikeampi palkata vahingossa.

Yhteinen arviointimatriisi käy toisen virhelähteen kimppuun: epäjohdonmukaisuuden ja vinouman. Kun jokainen hakija pisteytetään samoja ääneen kirjoitettuja kuvauksia vasten, sädekehävaikutuksella ja samankaltaisuusvinoumalla on vähemmän tilaa toimia, ja 'pidin hänestä' on pakko muuttua muotoon 'hän huomioi asiakkaan, pysyi asiassa ja antoi selkeän seuraavan askeleen'. Päätöskansio ja auditointijälki tekevät sitten koko asiasta johdonmukaisen ajan yli ja selitettävän jälkikäteen — mikä sekä parantaa nykyistä päätöstä että antaa oppia niistä jotka menivät pieleen.

Pisteytä harkinta suhteutetusti eikä jyrkin hyväksytty/hylätty-portein: paras vastaus saa täydet pisteet, hyväksyttävä osan, heikko ei mitään, ja perustelu kirjataan. Oikeassa työssä on punnintaa, ja arviointimatriisi joka palkitsee vastauksen jolla on vähiten haittoja, luokittelee väärin harvemman hyvän hakijan huonoksi ja harvemman heikon vahvaksi.

Suhteutettu luotettavuus — rankaisematta rehellisiä hakijoita

Arvioinnin luotettavuudella on merkitystä — toisen työhön perustuva rekrytointi on virherekrytointi joka odottaa tapahtumistaan. Mutta luotettavuustoimien on oltava suhteessa panoksiin, tai ne luovat omat ongelmansa: valvontapainotteinen prosessi rankaisee rehellisiä hakijoita, heikentää kokemusta ja karkottaa juuri ne ihmiset jotka haluatte.

Pidä se suhteutettuna ja reiluna: sovita valvonta roolin riskiin, kohtele signaaleja ihmisen tekemän tarkastuksen aiheina eikä automaattisina tuomioina, äläkä koskaan rakenna piilotettua mainepistemäärää joka seuraa hakijaa työnantajalta toiselle. Luotettavuus on yksi syöte, jonka ihminen punnitsee työnäytön näytön rinnalla — ei ansaluukku. Reilu ja läpinäkyvä lähestymistapa on myös helpompi perustella, jos hakija joskus haastaa lopputuloksen.

Missä tekoäly auttaa — ja missä se ei saa

Tekoäly vähentää virherekrytointeja välillisesti tekemällä näyttöön perustuvasta rekrytoinnista käytännöllistä laajassa mitassa: se voi tiivistää pitkiä vastauksia, yhdistää vastauksen niihin kompetensseihin joita se kosketti, laatia johdonmukaiset ensimmäisen kierroksen muistiinpanot jotta kaksi arvioijaa pysyy linjassa, ja merkitä mahdollisen luotettavuussignaalin ihmisen tarkastettavaksi. Se laskee sitä vaivaa, jonka jäsennellyn rekrytoinnin tekeminen kunnolla maksaa — ja juuri se vaiva on usein todellinen syy siihen että tiimit palaavat mutu-haastatteluihin.

Sitä tekoäly ei saa tehdä, että se päättäisi. Malli ei saa koskaan valita eikä hylätä hakijaa, eikä se saa koskaan kuljettaa henkilöstä piilotettua pistemäärää työnantajalta toiselle — se toisi uuden, läpinäkymättömän virheen ja epäreiluuden lähteen. Harkinta kuuluu ihmisarvioijalle; tekoäly tukee sitä. Tämän rajan pitäminen kirkkaana on se, mikä pitää prosessin selitettävänä, jäljitettävänä ja perusteltavana.

Yleisiä sudenkuoppia, joita kannattaa välttää

Myös tiimit jotka ottavat käyttöön jäsennellyn rekrytoinnin, voivat liukua takaisin niihin tapoihin jotka aiheuttavat virherekrytointeja. Varo näitä.

• Yhden vaikuttavan haastattelun antaminen kumota heikompi työnäytön näyttö ('mutta minulla on hänestä hyvä tuntuma').
• Työnäytteiden ajaminen ilman arviointimatriisia, jolloin pisteytys ajautuu takaisin mutu-tuntumaan.
• Epäjohdonmukaiset kysymykset ja kriteerit hakijoiden välillä, mikä tekee heistä vertailukelvottomia.
• Niin pitkä kotitehtävä, että se seuloo vapaa-ajan eikä osaamisen mukaan.
• Kohtuuton valvonta, joka rankaisee rehellisiä hakijoita ja heikentää kokemusta.
• Perustelun jättäminen kokonaan kirjaamatta, jolloin pieleen menneistä rekrytoinneista ei voi oppia.
• Päätöksen jättäminen pistemäärälle tai mallille sen sijaan, että ihminen kävisi näytön läpi.